Sí, es posible gestionar un inventario periódico. Sin embargo, es importante considerar que, al no mantener un control continuo, será necesario realizar un conteo físico al cierre del año fiscal para ajustar las cantidades y costos en negativo. Además, cabe aclarar que el manejo del inventario solo podrá realizarse a través de las soluciones de gestión comercial, POS Plus y gestión oficial.

Sí, este proceso es utilizado por empresas que gestionan inventarios y se dedican a transformar materia prima o a manejar kits de productos, como las anchetas, regalos navideños, entre otros. Para crear los kits debe ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogos inventarios/Kits de armado. más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉aquí

SysCafé gestiona el inventario con el método de valuación denominado “Promedio Ponderado”, este método de valuación consiste en sumar el costo total de las unidades en existencia y dividirlo entre el número de unidades para obtener un valor promedio del producto.

Es un documento soporte cuya finalidad es realizar el registro de una labor encomendada relacionadas con el servicio técnico; normalmente hacen uso de este comprobante en centros de diagnóstico donde se registra información sobre el vehículo, los trabajos a ejecutar, junto con la relación de insumos o repuestos utilizados. Cabe destacar que este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, este proceso se encarga de calcular los costos de venta y colocar los nuevos valores en las ventas, devoluciones en ventas y salidas al consumo, puede ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Inventarios/ Recosteo de ventas. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Si, existe dos parámetros, el primero denominado “No hacer salidas con saldos en negativo en general”, cuando el sistema suma el valor de todas las bodegas y el segundo parámetro, “No facturar ni hacer salidas con saldos en negativo por bodegas”, cuando manejan saldo por bodegas, puede ingresar a través de la Ruta: Sistemas/ Parámetros/ Inventarios en la sección “validaciones”.

Para los pequeños y medianos negocios existe una solución útil, la cual se denomina “POS Plus”, ideal para empresas privadas del sector comercial que solo requieran facturar, controlar, inventario y consultar cartera de clientes y proveedores.

Sí, lo primero esta herramienta se llama conteo físico del inventario y es ideal para realizar ajustes en cantidades y en costos, para ingresar de ir a través de la Ruta: Procesos/ Inventarios/ Conteo físico del inventario. Antes de realizar el conteo físico se recomienda crear el historial de saldos a inventario, a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de Artículos/Herramienta/Historial de saldos. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, el sistema permite crear hasta 99 empresas, lo cual es útil si el usuario gestiona varios tipos de negocios o contabilidades. Para crear una nueva empresa, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/Generales/Crear nueva empresa. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, es posible exportar los catálogos a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Exportar información/Exportar catálogos. Una vez acceda a esta sección, el sistema permite seleccionar el catálogo o grupo de archivos que desee al exportar. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic aquí

Sí, el sistema cuenta con un proceso denominado “Consolidar movimiento entre empresas”, el cual permite trasladar el movimiento de una empresa a otra. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, el sistema dispone de un proceso denominado “Pedidos/facturación – sistema externo”. Este proceso podra encontrarlo a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Importar información/Importar catálogos/ Pedidos/facturación -sistema externo. Mediante este proceso podra exportar un archivo plano que le permitirá registrar la información de los comprobantes de facturación y pedidos que desee importar, el sistema igualmente le genera la estructura estándar que le ayudará a identificar el significado de cada columna del archivo. Nota: el manual estará disponible pronto.

Si, es posible importar los catálogos a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Importar información/Importar catálogos. Una vez acceda a esta sección, el sistema permite seleccionar el catálogo o grupo de archivos que desee al Importar. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic👉 aquí

La nota de ajuste tiene dos funcionalidades: la primera es la eliminación y la segunda, el reemplazo total del comprobante de nómina electrónica. Esto significa que, al realizar una nota de ajuste, es necesario volver a incluir todos los conceptos. De este modo, se realiza el ajuste correspondiente, ya sea por un cambio de valor o por la adición de un concepto que faltaba.

No, solo es necesario generar los eventos de acuse y recibido del bien y/o servicio para soporte de costos y deducciones sobre la renta, esto con base al artículo 34 de la resolución DIAN 000085 del 2022.

No, la transacción es una sola y cuenta hasta cuando se ejecuten todos los eventos, es decir que la transacción se cuenta es por comprobante.

Si, en principio todos los comerciantes están obligados a facturar electrónicamente, incluso las personas naturales con comercios pequeños que estén registrados en cámara de comercio y cuenten con RUT, sin embargo, existen unas excepciones las cuales se refieren en el artículo 8 de la resolución DIAN 00165 del 2023, estas personas las cuales cumplan con las condiciones establecidas, no estarían obligados a facturar electrónicamente; así mismo mediante el concepto DIAN 440 del 13 de junio del 2024, la dirección de impuesto y aduanas reafirma que no todos los comerciantes son sujetos obligados a facturar.

No, ya que los aprendices SENA reciben una cuota de sostenimiento, lo cual no constituye a salario, lo cual el contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, conforme al Oficio DIAN 589 de 2021.

No, al implementar el POS Electrónico no elimina la obligación de emitir la factura electrónica de venta, sin embargo, las empresas pueden optar por solo usar el POS Electrónico, no obstante es importante tener en cuenta lo siguiente: A. Para procedencia de costos, gastos e impuestos descontables para el comprador es necesario que la factura este identificado con nombre y/o razón social y número de identificación. B. Si una empresa factura el POS Electrónico y le solicitan la factura electrónica de venta, por mandato legal debe entregarla. C. Para acceder al beneficio del 1% de las compras realizadas en su declaración de renta es necesario solicitar la factura electrónica de venta.

No, la factura electrónica de venta por contingencia debe contar con su respectiva numeración con el tipo “Talonario o Papel”, la cual debe solicitar ante la plataforma de la DIAN.

Esto sucede cuando en el catálogo de terceros no se realiza la parametrización correspondiente ya que debe configurarse bajo el tipo de identificación como NIT, incluso si se trata de una persona natural que cuenta con “cedula”, para poder emitir el documento soporte en compras es necesario que el tercero cuente con RUT.

No, ya que el comprobante POS electrónico es una facturación ligera, por ende, se manera formato estándar en tirilla POS.

El “Error 500”, suele ocurrir cuando la hora y/o fecha del computador no está correctamente ajustado, para solucionarlo, es necesario realizar la configuración adecuada y, posteriormente, volver a enviar el documento electrónico.

Para realizar la solicitud del documento, debe ingresar a la plataforma de la DIAN, donde deberá inhabilitar la autorización de numeración actual del documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S), y volver a solicitar una nueva autorización de numeración, con el tipo de facturación, "POS ELECTRÓNICO".

Los datos para solicitar a los clientes para la emisión de la factura electrónica de venta son: Nombres y apellidos o razón social. Numero de cedula o NIT. Un correo electrónico al que se pueda enviar la factura electrónica.

Cuando aparece la validación denominada “Documento Procesado Anteriormente”, es porque el documento ya quedo validado y aceptado por la Dian, sin embargo, en el sistema no se alcanzó a actualizar el estado, para solucionar la novedad, solo debe consultar el estado del documento para que quede de manera exitosa.

El tiquete de la máquina registradora tipo POS no es un documento electrónico, por lo que no otorga derechos a costos ni a deducciones para el impuesto sobre la renta y complementarios. En cambio, el POS Electrónico sí permite acceder a estos beneficios, siempre y cuando el contribuyente esté debidamente identificado, conforme al parágrafo 1 Art. 19 Resolución DIAN 000165 de 2023.

Esto significa que el periodo del comprobante de nómina PN afectado (documento soporte de pago de nómina electrónica) enviado previamente es diferente al de la nota de ajuste, para evitar este rechazo verifique que los periodos de ambos comprobantes estén sea el mismo.

Los documentos electrónicos que requieren de realizar la solicitud de una autorización de numeración ante la DIAN son: Factura electrónica de Venta. Factura por Contingencia. POS Electrónico. Documento Soporte en Compras. Conforme al articulo 42 Resolución DIAN 000165 de 2023.

La nómina electrónica debe presentarse ante la DIAN de manera mensual, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina, se deberán acumular los valores y se deberán reportar los 10 primeros días de cada mes.

La nómina electrónica registra los pagos laborales correspondientes a un contrato de trabajo. En ella se reportan todos los conceptos devengados por el trabajador, como salarios, auxilio de transporte, bonificaciones, entre otros. También se incluyen las deducciones aplicables como salud del trabajador, pensión del trabajador, libranzas, entre otros; así como el monto total pagado al empleado.

Si es posible ya que SysCafé cuenta con 3 métodos de recepción los cuales son: archivo .zip, desde el correo de recepción y con el CUFE del comprobante. Estos métodos brindan flexibilidad para manejar la información de acuerdo con las necesidades del usuario. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Se utilizan cuentas de orden para el inventario administrativo porque el activo ya se encuentra completamente depreciado y, por lo tanto, no afecta las cuentas en el balance general. Esto permite llevar un control del inventario sin impactar directamente en los estados financieros.

Para el complemento de Activos fijos se cuenta con un informe denominado “Examinar activos fijos”, para ingresar debe ir a través de la Ruta: Informes/activos fijos/examinar activos fijos, allí existe un botón de filtros donde podrá marcar el parámetro denominado “incluir activos sin saldo”, donde encontrará las columnas con las cantidades en cada sección (bodega, servicios y administrativo).

La depreciación es la pérdida de valor que un bien experimenta a lo largo de su vida útil. Este proceso se lleva a cabo de manera mensual. Para realizar la depreciación en el sistema, debe dirigirse a través de la Ruta: Procesos/ Contables/ Depreciaciones y Ajuste por Inflación. Al completar este proceso, el sistema generará automáticamente una nota denominada “NSA - Nota de Contabilidad Depreciaciones”, con fecha correspondiente al primer día del mes en que se efectúe la depreciación.

Sí, es posible registrar las donaciones de activos fijos. Esto se realiza mediante una nota de activos fijos, en la cual se asocia el activo donado con una contrapartida. De esta manera, se asegura un correcto registro contable de la donación.

Si, este Informe describe el comportamiento de los activos fijos durante un periodo de tiempo determinado, refleja los códigos contables afectados y resumen general por cuentas. Para generarlo ingrese a través de la Ruta: Informes/Activos Fijos/Saldos de inventario. Para más información consulte nuestra página de documentación en el siguiente aquí.

Es el movimiento que permite reintegrar el activo fijo a la bodega luego de haber estado en servicio, funciona para cuando se le quiere dar de baja a algún activo fijo.

La bodega hace referencia al mismo almacenamiento, es decir la afectación que ocurre cuando se adquiere el producto y el servicio se afecta cuando se ha entregado el activo fijo es decir cuando ya hay una salida del almacén e inicia un proceso de depreciación.

La baja de los activos fijos se refiere a la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en buenas condiciones. No es posible dar de baja un activo fijo mientras esté en servicio. Primero, es necesario elaborar el comprobante de reintegro de inventarios desde el servicio a la bodega. Una vez completado este paso, se podrá realizar el comprobante de salida de inventario de almacén (serv-Gto-adm) y proceder a enviar el activo fijo por una cuenta de gastos de baja.

Existen varias formas de crear activos fijos, tales como: Catálogo de activos fijos Por medio de la nota de activos fijos Por medio de la factura de compra Importar saldos iniciales inventario – Activos Fijos Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Al registrar un activo fijo en un comprobante, por ejemplo: compra, nota de activos fijos, entre otras, debe registrar únicamente una cantidad y estar claramente referenciado. Es decir, cada activo debe tener una única entrada en el sistema.

Las constantes y novedades son conceptos utilizados en la facturación en lote, ya que son conceptos y valores fijos que se emplean durante un tiempo determinado. Para su correcta configuración, es necesario eliminar la información anterior y luego importar la nueva plantilla con el fin que no se acumulen datos innecesarios. Antes de realizar estos pasos, es recomendable hacer una copia de seguridad. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Un anticipo de clientes es un pago que realiza un cliente a una empresa antes de recibir bienes o servicios, en este caso pagar de manera anticipada esos valores por cuotas de administración o diferentes conceptos usados para las propiedades horizontales. Para registrar el anticipo debe ingresar a través de la Ruta: movimientos/ recibo de caja. Primero, seleccione el tercero y el sub tercero. Luego, en el botón "adicionar" relacione la cuenta del anticipo, en la columna crédito asigne el valor del anticipo y la respectiva forma de pago dependiendo de cómo reciba dicho anticipo. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

No, los anticipos deben manejarse por separado, ya sea por tercero o subtercero. De esta manera, al consultar la información, se garantiza que los valores coincidan tanto para el tercero como para el subtercero.

Sí, es posible. Se debe acceder a la Ruta: Informes/ Ventas/ Examinar Ventas por Comprobantes. Allí, se selecciona el rango de fechas correspondiente a la facturación que se desea enviar. Luego, se eligen todos los registros y, en la pestaña "Herramientas", se selecciona la opción "Enviar por correo electrónico". Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Para aplicar un descuento financiero a conceptos específicos, siga los siguientes pasos: Acceda a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de sub terceros/ Copropiedades/Definir constantes/novedades. Seleccione el concepto sobre el cual desee que se aplique el descuento financiero, modifíquelo y seleccione el parámetro denominado “Aplicar Dto financiero”. Luego, al momento de generar la facturación en lote, seleccione el botón “Opciones”, y en la sección “OTROS PARAMETROS”, active el parámetro denominado “Calcular descuento financiero solo con base a los conceptos configurados”.

Para evitar la generación o cálculo incorrecto del valor de los intereses, y asegurarse de que no se calcule interés sobre interés, debe realizar una configuración sencilla a través de la Ruta: archivos/catálogo de formas de pagos, seleccione la forma de pago de los intereses y en el botón “parámetros”, active el parámetro denominado “Cuenta por cobrar para intereses”, con esta configuración el sistema no tendrá en cuenta esa cuenta para el cálculo de los intereses.

Un sub tercero corresponde a las divisiones que tiene el tercero principal, con el fin, de controlar la cartera de forma independiente. Existen varios tipos de subterceros; como: copropiedades, sucursales, puntos de facturación, vehículos, inmuebles; entre otras. Parar crear un sub tercero para la solución ADMONP debe ser una copropiedad, deberá ingresar por la Ruta: archivos/ catalogo sub terceros/ copropiedades. Tenga en cuenta que, antes de realizar este proceso, debe crear el tercero al cual se le va a relacionar al sub tercero. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, es posible configurar una contrapartida específica para cada servicio que se facture, lo que permite llevar una cartera de manera independiente por cada servicio. El software SysCafé ofrece una opción útil para esto, ingresando a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de servicios/ventas, seleccione el servicio al cual le requiera asignar la contrapartida y en el botón "Otras cuentas", en la sección de “CUENTAS ESPECIALES”, asigne la cuenta contrapartida del servicio. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Las cuotas de administración se actualizan una vez al año a más tardar el primer trimestre de cada año, los cuales se acuerdan mediante una asamblea anual. Para realizar la actualización de las cuotas de administración en la solución ADMONP, deberá ingresar por la Ruta: Archivos/ Catálogo Subterceros / Copropiedades/ Definir constantes/ Novedades y allí realizar la actualización y ajuste de estas. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

El complemento de nómina está diseñado para realizar los procesos de liquidación y contabilización de los diferentes tipos de liquidaciones que existen en nómina y la nómina electrónica es un proceso que no afecta la contabilidad, ya que está diseñado para cumplir con el requisito de emitir un comprobante electrónico de nómina.

No, no es necesario, ya que sistema maneja un parámetro avanzado denominado “Ley 2101 – Horas a trabajar en el mes (cálculo de horas extra)”, allí deberá colocar la cantidad de horas a trabajar en el mes con base a las horas semanales a aplicar, ingrese a través de la Ruta: Sistemas\Parámetros\Parámetros Avanzados\Nómina.

Aunque la DIAN permite enviar los conceptos provisionales de forma mensual, SysCafé ha realizado un análisis profundo y ha determinado que la presentación mensual siempre genera diferencias al finalizar el año debido a la fórmula de provisión y liquidación. Cuando la diferencia es positiva, no hay problema; sin embargo, si es negativa, suele deberse a los intereses de las cesantías cuando el trabajador no labora el año completo. Para simplificar el proceso para los usuarios del software, y en base al oficio #878-905270, SysCafé opta por realizar el envío de manera consolidada, es decir, de forma anual.

El procedimiento 1 de retención en la fuente se refiere a la retención aplicada a los ingresos laborales, como salarios y honorarios. SysCafé aplica este procedimiento de acuerdo con el artículo 383 del Estatuto Tributario (E.T.). Se realiza mensualmente y consiste en determinar el porcentaje de retención correspondiente según el monto de los pagos recibidos durante ese mes. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, SysCafé proporciona una herramienta amigable desde los informes de nómina y desprendibles masivos a través de la Ruta: Informes/ Nomina/ Pagos/ Desprendible de pago, se puede aplicar filtro por comprobantes, empleados o centros de trabajo y enviar de manera masiva los correos siempre y cuando se tengan configurados los correos de notificación en el catálogo de terceros de cada uno.

Si, SysCafé brinda la herramienta para los que tienen el complemento de nómina ingresando a través de la Ruta: Informes/Nomina/ Otros/ Certificado de Ingresos y Retenciones, también para los que no optan por adquirir este complemento pueden configurar los conceptos a través de la Ruta: Informes/ Fiscales/ Certificado de ingresos y Retenciones. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, SysCafé permite la importación de novedades desde Excel, siempre que se cumpla con la estructura especificada en la pestaña de novedades de los comprobantes de nómina. Para ver la estructura necesaria, simplemente haga clic en el signo de pregunta en esa pestaña.

No, el sistema no permite realizar esta acción, ya que es un proceso donde los comprobantes de nómina gestionan una gran cantidad de información interna y podría generar inconsistencias si se habilitara esta opción.

No, ninguna de las soluciones incluye el complemento de nómina; este debe adquirirse por separado, para ello puede contactarse con el área comercial través de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, es posible a través de la importación de catálogos entre empresas. Se recomienda solicitar apoyo de soporte técnico para garantizar una correcta configuración. Recuerde que puede contactarse a través de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, aquellos pedidos que no fueron cruzados se pueden eliminar por la siguiente Ruta: Procesos/Comerciales/eliminar pedidos antiguos. Este proceso le permitirá eliminar los pedidos más antiguos por un rango de días.

Sí, el sistema tiene un proceso llamado reglas comerciales de facturación; este permite aplicar descuento bajo diferentes conceptos como: Descuento comercial Descuento financiero Aplicar descuento en relación con los demás ítems Máximo descuento permitido Aplicar precio Aplicar precio en relación con los demás ítems Restringir la venta Cambiar la tarifa de IVA Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, el sistema cuenta con una herramienta denominada “cuentas pendientes”, la cual podra encontrar a través de la Ruta: Procesos/Facturación/Cuentas pendientes que permite gestionar el consumo del cliente para su posterior facturación. Esta funcionalidad facilita el seguimiento de las órdenes y asegura un proceso de facturación eficiente. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Para configurar el correo de notificación de los documentos electrónicos en el software SysCafé, primero debe ingresar a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Notificación/Configuración cuentas de correo, allí deberá ingresar los datos como correo, host, contraseña, entre otros. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, el software cuenta con la opción para calcular el A.I.U, que se refiere se refiere a Administración, Imprevistos y Utilidades. Es un término utilizado en el ámbito de la facturación y la contabilidad, especialmente en proyectos de construcción y servicios. Para su configuración en el sistema, ingrese a través de la Ruta: Sistemas/ Parámetros/ Facturación y Venta/ Módulos Especiales y registrar los porcentajes del A.I.U. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Sí, SysCafé proporciona una herramienta para generar notas de crédito de manera masiva. Simplemente debe filtrar el periodo y relacionar el tercero al que se le realizará el proceso. Para hacerlo ingrese a través de la Ruta: Procesos\Facturación\Generar notas crédito en lote.

Para aplicar los descuentos unitarios en las facturas de venta, debe ingresar a través de la Ruta: Movimientos/factura de venta. Luego, complete los datos requeridos, como la información del cliente, y la referencia del artículo al que desea aplicar el descuento. Asegúrese de que esta referencia esté previamente creada en el catálogo de artículos y tenga un precio definido. Una vez seleccionada la referencia, haz clic en la columna de descuento y escriba el valor en la opción “Dto. unitario “. De esta manera, el valor del artículo se ajustará según la cantidad ingresada.

Sí, el sistema permite generar un informe de IVA que muestra el IVA generado, el IVA descontable y el IVA a pagar. Para ingresar a este informe a través de la Ruta: informes/ fiscales/ informe de IVA. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

El sistema permite generar certificados de retención para diferentes conceptos, incluyendo retención en la fuente, reteiva, reteica, autorenta, entre otros. Para realizar este proceso debe ingresar a través de la Ruta: Informes/ Fiscales/ Informe de Retención. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

La información fiscal obedece a las obligaciones fiscales y parámetros complementarios, esta se diligencia según la responsabilidad tributaria de la misma, para su correcta configuración debe ingresar a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Fiscales, se puede crear las diferentes tarifas de IVA, ICA y Otros impuestos. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Una contribución es un aporte que se cobra a los sectores comerciales, especiales e industriales, cuyo objetivo es subsidiar el costo de los servicios públicos de los estratos 1,2 y 3 es la diferencia que existe en las listas de precios por estratos entre el precio y el sobreprecio.

El sobreprecio se refiere al valor del servicio público sin considerar subsidios o contribuciones. Es el monto que se paga por el servicio en su tarifa completa, sin las reducciones que puedan aplicar los programas de subsidio gubernamental.

Sí, SysCafé ofrece una herramienta que permite la impresión masiva de documentos. Para utilizar esta funcionalidad, ingrese a través de la Ruta: Utilidades/Herramientas en lote o desde Utilidades/Comprobantes/Herramientas/Imprimir varios.

Sí, es posible cargar las lecturas del mes de manera masiva. El sistema permite importar las lecturas utilizando un archivo plano. Para realizar esta operación, asegúrese de seguir el formato requerido para el archivo y de cumplir con las especificaciones necesarias para garantizar una correcta importación. Esto le permitirá agilizar el proceso y minimizar errores al ingresar la información manualmente. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Para actualizar las tarifas de los servicios públicos, se debe acceder al catálogo de servicios a través de la Ruta: Archivos/ Catálogos de servicios/ventas, en la opción denominada “Listas de precios”, se deben aplica los cambios necesarios a cada servicio correspondiente. Es importante tener en cuenta que, de acuerdo con las políticas de cada organización, estas tarifas se actualizan anualmente. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

El Sistema Único de Información (SUI) es el sistema oficial del sector de servicios públicos domiciliarios del país que recoge, almacena, procesa y publica información reportada por parte de las empresas prestadoras y entidades territoriales; busca estandarizar requerimientos de información y aportar datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos.

El reporte se genera bajo la estructura indicada en la Resolución SSPD 20101300048765, Por la cual se expide la Resolución Compilatoria respecto de las solicitudes de información al Sistema Único de Información - SUI de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo y se derogan las resoluciones 20094000015085, 20104000001535, 20104000006345 y 20104010018035.

Un subsidio es la diferencia entre el precio real de un bien o servicio y el precio que efectivamente se cobra al consumidor. Este apoyo financiero puede provenir del gobierno o de otras entidades, y su objetivo es hacer que ciertos bienes o servicios sean más accesibles para los usuarios.

Sí, es posible generar informes de facturación en lote. Para ello, debe ingresar a través de la Ruta: Informes/facturación en Lote, En esta sección, encontrará 12 informes diferentes, cada uno diseñado para satisfacer diversas necesidades y tipos de información que requiera. Esto le permitirá obtener un análisis detallado y efectivo de su facturación en lote.

Sí, es posible generar facturas de cobro de servicios mensuales directamente desde el sistema. Para hacerlo, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/Facturación/Facturación en lote/Generar facturas/cobro. Esta herramienta le permitirá crear las facturas de manera eficiente y en lote, facilitando así la gestión de sus cobros mensuales. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Un suscriptor en el contexto de servicios públicos es la persona natural o jurídica que establece un contrato de condiciones uniformes con una empresa proveedora de servicios, como agua, electricidad o gas. Este contrato detalla los derechos y obligaciones de ambas partes, incluyendo aspectos como el suministro, tarifas, y la gestión de pagos y servicios. El suscriptor es, por lo tanto, el usuario oficial del servicio, responsable de cumplir con las condiciones pactadas en el contrato.

Las lecturas de consumo son los datos mensuales obtenidos de los medidores de los suscriptores de diversos servicios públicos. Estos datos son fundamentales para calcular el consumo y elaborar la factura correspondiente.

Los puntos de servicios públicos son ubicaciones físicas donde se prestan servicios esenciales a la comunidad, tales como agua, electricidad, gas, y telecomunicaciones. Podrá realizar la creación de los terceros ingresando a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de terceros y los Sub terceros por la Ruta: Archivos/Catálogo Sub terceros/Puntos servicios públicos o de manera directa en el catálogo de los terceros. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Puede crear el comprobante a través de la Ruta:Archivo/Catálogo tipo de comprobantes, seleccione la opción “Nuevo”, en clase, seleccione la opción denominada “FACTURA DE VENTA SERVICIOS MENSUALES” y finalmente, pulse grabar. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

No, no se requiere una autorización de numeración para implementar o emitir el Documento Equivalente Electrónico (D.E.E.) para Servicios Públicos Domiciliarios. Según el artículo 19 de la resolución DIAN 00165 del 2023, el único documento equivalente electrónico que requiere numeración es el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.

Si, el sistema cuenta con un proceso denominado “Reclasificación, Causación y provisión”, en cual en su primera pestaña “Cartera clasificada”, el sistema consulta los créditos activos al periodo seleccionado, y realizar una reclasificación del saldo en mora de una categoría a otra, con base a los días de mora y la parametrización definida en la línea de crédito. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

No, no es posible anular directamente un crédito una vez que se han recibido recaudos de cuotas. En su lugar, se debe realizar un ajuste contable en el que se cancele la cartera contra la cuenta que el usuario determine. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, el sistema permite agregar cuotas extras en la liquidación de créditos. Para hacerlo de clic en la opción “Adición” en la pestaña de liquidación en el proceso de registro de préstamos, el sistema permite registrar varias cuotas extras, de acuerdo con un numero especifico de cuota extras, valor de la cuota extra, periodicidad de cobro de cuota. Nota: El sistema automáticamente al dar clic en la opción “Cuota fija” el sistema realizar un ajuste en la amortización, donde reduce las ultimas cuotas de la liquidación del crédito, por la incorporación de las cuotas extras. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, puede realizar esta acción a través de la Ruta: Sistemas/ Parámetros/ Cuentas por cobrar y en la pestaña “Cartera financiera”, en la opción denominada “Consecutivo pagaré” puede ingresar el consecutivo con el cual desee continuar. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, en el comprobante de recibo de caja al momento de recaudar una cuota se habilita la opción “Intereses Mora”, donde se puede cobrar el interés de mora de forma mensual o diaria. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, se puede enviar el extracto de un asociado a su correo electrónico. Para ello ingrese a través de la Ruta: Informes/ Cartera financiera/ Exacto de asociado, seleccione el asociado y proceda a enviar. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, existe el proceso denominado “Solicitud de préstamos”, la cual permite registrar información básica del crédito como valor a acreditar, numero de cuotas, línea de crédito y apalancamiento, con el fin de dar un valor aproximado de la cuota según la periodicidad de pago elegida. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

No, no se puede realizar la reliquidación de un crédito de un asociado de manera directa una vez que se han pagado algunas cuotas. En este caso, es necesario cancelar las cuotas restantes y, posteriormente, crear un nuevo crédito que refleje el saldo pendiente. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, se puede configurar el porcentaje de intereses de mora para las cuotas vencidas. Para hacerlo ingrese a través de la Ruta: Sistemas/ Parámetros/ Cuentas por cobrar-pagar / Cartera financiera/ intereses de mora. Si tiene más dudas sobre este proceso, por favor realice la solicitud de soporte técnico por medio de las líneas PBX 601 9189888 - 333 623 6666 ext 1 a o través del chat virtual 3158681953.

Sí, al activar el parámetro denominado “Pasar Anticipados C1” en la liquidación del crédito, el sistema añade a los intereses corrientes de la primera cuota el valor correspondiente a la proporción de intereses calculados en función de los días en que cambió la fecha de dicha cuota. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Si, el sistema cuenta con el parámetro denominado “Cobrar días anticipados”, en la línea de crédito. Esta funcionalidad permite calcular y cobrar intereses corrientes basados en el número de días en los que varió la fecha de la cuota inicial. Para más información consulte nuestra página de documentación dando clic 👉 aquí

Las dependencias se crean para asociar una apropiación inicial a cada una de las áreas de la entidad. Por ejemplo, puede crear apropiaciones iniciales de presupuesto para dependencias como Administración Central, Despacho de la Alcaldía, Funcionamiento, entre otras. Esto permite, al momento de ejecutar el presupuesto, determinar a qué dependencia se aplicará. Para crear una nueva dependencia debe ingresar a través de la Ruta: Archivo/ Catálogo de presupuesto/ Dependencias.

Sí, es posible cambiar el ordenador del gasto de los comprobantes presupuestales que lo requiera. Para hacerlo, debe ingresar a través de la Ruta: Archivo/ Catálogo presupuesto/Firmantes.

No, el módulo de activos fijos es un complemento que viene integrado en la solución de Oficial, sin embargo, la imputación contable para la causación u obligación el sistema lo genera directamente en los comprobantes de compras causación servicios o en las notas de activos fijos, por tal motivo en el comprobante de obligación presupuestal no es necesario realizar el registro contable, ya que estaría realizando un doble registro de contabilidad. Sin embargo, en el comprobante de giro de gastos, sí es posible afectar la parte contable por medio de la opción de cruzar cuentas por pagar.

No, el módulo de nómina es un complemento que viene integrado en la solución de Oficial, sin embargo, la imputación contable para la causación u obligación el sistema lo genera directamente en los comprobantes de liquidación periódica o liquidaciones especiales, por tal motivo en el comprobante de obligación presupuestal no es necesario realizar el registro contable, ya que estaría realizando un doble registro de contabilidad. Lo mismo sucede para el comprobante de giro presupuestal de gastos, ya que el complemento de nómina tiene un proceso para realizar el pago de nómina de manera automática.