Facturación Electrónica por Contingencia

Documentos Electrónicos \ Factura Electrónica de Venta

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Tabla de Contenido

1. Contingencia Por Parte del Facturador

2. Contingencia de la DIAN

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Método alternativo utilizado cuando el sistema de facturación esté inhabilitado o presente fallas para su respectivo funcionamiento.

La factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos es una factura de electrónica de venta que se transmite cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico; así como la factura electrónica de venta sin validación previa que se expide cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la DIAN. El plan de contingencia se debe ejecutar solo en caso de que sea necesario.

1.Contingencia Por Parte del Facturador

Mediante el articulo 37 de la resolución DIAN 00165 del 2023, indica cuales son los inconvenientes tecnológicos por parte del facturador electrónico.

Cuando la contingencia es por parte del facturador lo primero que deberá realizar es una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación de la misma, la carta deberá ir firmada por parte del representante legal de la compañía y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co con la siguiente información:

A. Asunto: Nit de la empresa separado con un guion el digito de verificación; Nombre de la empresa.

B. Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal.

C. Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

Para realizar él envió de factura de contingencia tipo 03 debe realizar lo siguiente:

1.1. Solicitar una autorización de facturación con el tipo "Talonario o Papel" en la plataforma de la DIAN.

2.2. Debe crear un comprobante de factura electrónica por contingencia, en la pestaña denominada "Parámetros DIAN" activar el parámetro de factura electrónica por contingencia del facturador.

3.3. Asocie la resolución por talonario o papel, puede apoyarse en el manual Factura Electrónica de Venta.

4.4.Por ultimo, cuando supere la contingencia deberá realizar el envió del documento por la pestaña de "Documentos Electrónicos"

2. Contingencia de la DIAN.

Existen diferentes tipos de contingencia; cuando la contingencia ocurre por parte de la DIAN, el ente regulador emite el siguiente comunicado:

Para realizar él envió de factura de contingencia tipo 04 debe realizar lo siguiente:

2.1. Debe realizar la actualización de la versión del software a través de SysCafé HUB  o solicite la actualización por medio de Soporte Técnico.

2.2. Ingrese por la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación Electrónica o por el acceso directo Documentos electrónicos,  allí acceda a la pestaña "emisión",  seleccione la factura que requiera enviar y de clic en los tres puntos (...) ubicado en la parte derecha, continue dando clic en la opción denominada "Generar facturas por contingencia DIAN" tal como se muestra en la siguiente imagen.

2.3. Al realizar el envío de la factura electrónica, el sistema va a realizar las siguientes marcaciones:

C: la factura se marca como contingencia 04 DIAN.

X: se genera XML pero no generá firma de la DIAN.

S: se almacena la factura electrónica de contingencia DIAN.

N: se realiza la notificación al adquiriente.

2.4. En el momento en que la DIAN salga de contingencia, podrá dar clic en la opción enviar y el sistema emitirá el documento electrónico con ID 04 contingencia DIAN.

En la DIAN el comprobante se visualizará de la siguiente manera:

Nota: tenga en cuenta que si hicieron uso de la contingencia DIAN tipo 04, en un periodo en el que la DIAN no presento inconvenientes tecnológicos, generará las siguientes reglas de rechazo:

Regla: CTG01, Rechazo: La fecha y hora de firmado del documento no corresponde a un período de contingencia establecido por la DIAN.

Regla: FAD09e, Notificación: Valida que fecha de generación de la factura sea igual a la fecha de firma

¡Importante! Estos son los posibles escenarios en los que se puede aplicar la contingencia de la DIAN. Este mensaje aparecerá al realizar el punto 1.

2.5. Para que el formato de impresión de la factura electrónica, se envié sin marcas de agua que indiquen que la factura no es valida, debe acceder por la Ruta: Archivos/ Catálogo tipos de comprobantes/ Factura electrónica de venta/ Formato de impresión, allí acceda por la opción denominada "Herramientas" y de clic en "Reparar".

De esta manera podrás realizar la factura electrónica por contingencia.